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如何巧妙的使用word文檔中的格式與樣式

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相信好多朋友都見到過Word的“樣式與格式”功能,如圖1所示。但是,大多數朋友可能還是更習慣于使用格式刷來批量設置文本格式,每次詢問他們時,都會得到“Word的默認樣式太簡陋,也不及格式刷用起來方便 ……”這樣的答復。

其實,這都是由于大家對Word樣式的功能了解不深所致。所以,今天給大家介紹一下這個“樣式與格式”在長篇文檔的排版里究竟有什么妙用?

好處一:快速同步同級標題的格式

好多朋友都對編排長篇文檔比較犯怵,原因大體有兩個,首先是手工在長篇文檔中查找同級標題并設置好標題格式,本身就是個麻煩的事情。

試想要在幾十頁、上百頁的文件里找出所有同級標題來,恐怕沒有幾十分鐘是下不來的。甚者,如果文件排好后交到領導手里,領導卻讓我們將某一級別的標題字體再換一換,那么剛才那份“折磨”恐怕又得重來一次了,整體效率很低。

其實,如果我們事先使用了“格式與樣式”功能,這些問題就能輕松地迎刃而解了。

一、快速套用現有標題樣式

1、編輯完成后套用樣式

這種方法非常類似于平時的格式刷使用,需要先將標題選中,然后再點擊“樣式與格式”窗格中的相應樣式即可。雖然設置好樣式后可以方便地快速修改同級標題格式,但要將所有同級標題從偌大的文章中找出也要花費大量的時間。那么下面要介紹的第二種方法就顯得實用多了。

2、編寫文件時套用樣式

這種方法可以讓我們一邊編寫文件一邊設置樣式,為了加快操作效率,可以給每個樣式設置一個快捷鍵

1) 點擊“樣式與格式”窗格中第一個樣式后面的菜單按鈕,執行“修改”命令,如圖2位置1

2) 然后在彈出的“修改樣式”窗口中點擊“格式”按鈕→“快捷鍵”命令,如圖2位置2

3) 將鼠標定位于“請按新快捷鍵”一欄,為它設置一個快捷鍵后點擊“指定”按鈕即可,如圖2位置3

4) 以此類推,為其他樣式也設置好相應的快捷鍵

而這時,我們就可以在每錄完一個標題后,按下快捷鍵快速設置該標題的樣式了。

二、快速修改同級標題樣式

不過,剛才使用的還都是Word默認的一種比較簡陋的樣式,如果我們對標題格式有著特殊的要求,其實也是可以自定義樣式并同步更新的。

1、手動更新同級標題

首先,按照自己的要求對標題設置一個新格式,然后再點擊它所屬樣式的菜單鈕(如圖2位置1),執行“更新以匹配選擇”命令。此時您便會發現,文檔中所有使用了該樣式的標題(同級標題)會馬上同步換成新樣式。如圖3所示

2、自動更新同級標題

而如果您覺得每次都這樣手動更新太麻煩的話,Word還支持一個自動更新樣式的功能,用起來更加方便。

同樣,先點擊樣式窗格中一個樣式的菜單鈕,執行“修改”命令。然后,在彈出的如圖4所示“修改樣式”窗口中勾選“自動更新”一項,點擊“確定”按鈕。

這時,當我們對這個級別的標題進行格式修改時,無須點擊“更新以匹配選擇”即可以馬上將樣式同步到其他標題上,操作更加方便。

好處二:快速在文檔中定位

Word的樣式功能除了能夠快速同步標題格式以外,還能借助“文檔結構圖”功能幫助我們在文檔中迅速定位。

使用方法很簡單,只要點擊“視圖”菜單→“文檔結構圖”命令,那么一個類似于文章目錄的窗口便出現在了畫面左側,如圖5所示。點擊其中的標題即可快速跳轉到相應的內容區,就像使用Web導航頁面一樣方便。

好處三.:方便生成文檔目錄

不過,上例的文檔結構圖只能在使用電腦瀏覽文件時方可生效,如果想讓打印出來的文件也能快速查找,恐怕就只能借助于文檔目錄了。值得慶幸的是,如果在Word中設置了樣式以后,繁瑣的目錄制作過程就會變得非常輕松。

一、快速建立目錄

1、點擊“插入”菜單→“插入目錄”命令,彈出“目錄”窗口

2、確保窗口中“格式”一欄選擇為“來自模板”,然后點擊“確定”按鈕

3、此時,文章的開頭便會自動生成一個目錄,如圖6所示。而且值得一提的是,這個目錄除了能夠直接打印出來以外,還能在通過電腦瀏覽文件時,用Ctrl鍵 + 相關目錄項 來實現內容的快速跳轉,效果類似于上面介紹的“文檔結構圖”。

不過,可能我們也會不滿意Word所默認的目錄級別,這時可以由我們自已定義。點擊“工具”菜單→“插入目錄”命令,在如圖7所示的“目錄”窗口中選擇好新的級別,然后點擊“確定”按鈕即可更新整個目錄了。

【小提示】 有些朋友在自己的電腦上可能找不到“插入目錄”這個命令,這一般

是由于用戶沒有默認安裝此功能所致,此時可以點擊“視圖”菜單→“工具欄→自定義”命令,在彈出的窗口中再選中“插入”類別,然后從右側窗格中找到“插入目錄”菜單項,將其手動拖拽到“插入”菜單中即可。如圖8所示

二、快速更新目錄

隨著編輯的深入,有時我們可以會對文章添加或刪除一些段落,這樣就可能導致目錄的頁碼與實際位置不符,此時就要利用Word的目錄更新功能了。使用方法很簡單,只要先將鼠標定位于目錄之中,然后右擊并執行“更新域”命令,再選中如圖9所示窗口中的“更新整體目錄”單選項后確定即可,這時Word會僅更新目錄中的內容,達到快速更新目錄的目的。

以上就是今天給大家分享的關于如何巧妙的使用word文檔中的格式與樣式的操作方法,有需要的小伙伴們可以根據以上步驟進行操作,如果需要Excel轉pdf可以使用topdf轉換器。

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